Publication de la circulaire relative à l'obligation de remboursement des frais de transport des salariés

Les employeurs doivent depuis cette année prendre en charge à hauteur de 50% le prix des titres d'abonnements souscrits par leurs salariés pour leurs déplacements - entre leur résidence habituelle et leur lieu de travail - accomplis au moyen de transports publics de personnes ou de services publics de location de vélos.
Lorsque les salariés utilisent un moyen de transport privé, la prise en charge des frais est soumise à conditions et dépend de deux éléments : existence ou non d'un accord auquel l'employeur est tenu, volonté ou non de l'employeur de prendre en charge ces frais.
Le décret (n°2008-1501) du 30 décembre 2008 relatif au remboursement des frais de transport des salariés a précisé les conditions de la prise en charge obligatoire des frais de transports publics, ou le cas échéant, des frais de transports personnels exposés par les salariés (actualité du 08/01/09). Il vient d'être complété par une circulaire du ministère du Travail en date du 20 janvier 2009 (n°DGT-DSS n°1).
On apprend que s'agissant des bulletins de paie, ils devront impérativement à compter du 1er avril 2009, comporter la mention relative à la prise en charge des frais de transport collectifs ou d'abonnement à un service public de location de vélos, sachant que la mesure étant entrée en vigueur le 1er janvier 2009, une régularisation pourra être nécessaire au mois d'avril, si la prise en charge n'a pas eu lieu dès le début de l'année.
D'autre part, il est précisé que la prime transport - non assujettie à cotisation ou contribution - n'est pas non plus soumise à la taxe sur les salaires.
En outre, avant d'accorder la prime transport, l'employeur doit exiger la photocopie de la carte grise du véhicule du salarié, afin de pouvoir attester, en cas de contrôle, que le salarié dispose bien d'un véhicule personnel.
Enfin, si l'employeur accorde à la fois la prime transport et verse des indemnités kilométriques, dans la limite des frais réellement engagés par le salarié, alors qu'il opte pour un versement unique global de frais au titre des seules indemnités kilométriques (ex : 300 euros) ou pour un double versement d'une prime transport (200 euros) et de remboursement des indemnités kilométriques (100 euros), il devra produire les justificatifs de kilométrage correspondant à l'ensemble des frais de carburant supportés par le salarié (soit 300 euros).
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